De Covid-crisis heeft weinigen gespaard en ook de coworking-sector heeft het zwaar te verduren gehad.

Coworking ruimtes behoorden tot de eersten die te lijden hadden onder de eerste opsluiting die in maart 2020 werd aangekondigd. Zodra dit bekend werd gemaakt, daalde het aanwezigheidspercentage en werden alle vergaderingen en evenementen afgelast.

De aanwezigheidspercentage in de Topos-centra in maart/april/mei 2020 bereikte een droevig plafond van ongeveer 3%.

 Dit leidde tot de beëindiging van abonnementen en verzoeken om huurvermindering voor veel klanten die niet naar het kantoor konden komen maar ook te lijden hadden onder de financiële crisis. De omzetcijfers van het sector werden natuurlijk zwaar geïmpacteerd.

Door de gezondheidscrisis, zijn veel coworking centra in grote moeilijkheden geraakt.

Sommigen zochten hun toevlucht in een gerechtelijke reorganisatieprocedure, anderen sloten stilletjes hun deuren en velen gingen falliet.

De versoepelingen van de zomermaanden 2020 hebben ervoor gezorgd dat veel freelance en midden-en klein bedrijf collega’s die niet thuis konden werken en behoefte hadden aan zelfs de meest minimale sociale interactie, terugkwamen naar Topos.

Terwijl de “corporate”, grotere bedrijven, schuchter terugkeerden naar kantoor, door hun werknemers onder telewerken te houden.

De crisistoestand werd eind september 2020 opnieuw verlengd, wat een tweede rem zette op een veelvuldige terugkeer naar het kantoor van voornamelijk Corporate werknemers.

Alhoewel, de freelancers wilden de situatie van maart 2020 echter niet opnieuw beleven en bleven ze gebruik maken van onze ruimtes, ook al was het minder frequent.

Waar staan we in september 2021, 18 maanden na het begin van de pandemie?

Topos heeft de tijd gehad om het sanitaire protocol in te voeren sinds de lente 2020, dit zorgde voor het gerust stellen van de werknemers en de opkomst te verhogen.

De “huisfeesten”, “Zoom” en “Teams” van de eerste maanden van 2020 zijn sinds mei 2021 vervangen door “face-to-face”-bijeenkomsten in de Topos-centra. De terugkeer naar de normale gang van zaken of bijna normale gang van zaken is begonnen. 

De sociale interacties werden zo erg aangetast door de diverse opgelegde overheidsmaatregelen dat het van tijd tot tijd samenkomen op kantoor zorgde voor een verademing voor de werknemers.

Topos heeft zijn zomerbarbecues – met inachtneming van het door de Codeco-normen opgelegde aantal gasten – in juli 2021 georganiseerd (de editie 2020 moest geannuleerd zijn). Nooit eerder was het zo aangenaam om samen te komen en deel te nemen aan een dergelijk evenement.

 Het was de mooiste uitgave sinds de oprichting van Topos.  

Eind augustus, bedroeg de bezettingsgraad van de vergaderzalen 70% van het niveau van vóór Covid. De coworking ruimtes hebben bijna hun maximale capaciteit bereikt wat betreft het aantal contracten dat Topos kan aanvaarden (95%), wat nog nooit eerder is voorgekomen. De vraag naar coworking blijft groeien.

Corporate klanten komen ook terug, maar langzamer.

55% heeft al het pad terug genomen naar Topos.

De terugkeer naar het oude leven is zeker niet voor morgen, maar de terugkeer naar het kantoor is op gang.

Het Covid heeft de manier waarop werknemers werken duurzaam veranderd, en de coworking formule is een gevestigd alternatief voor werknemers aan het worden.

Het belang van de keuze van de domiciliëring van u bedrijf in Brussel

Wat is de domiciliëring van een bedrijf?

Het verbeteren van het imago van het bedrijf door het juiste adres voor uw bedrijf te kiezen.

Prestigieuze adressen aan gereduceerde kosten.

Een adres goedgekeurd door de FOD Economie.

Wat is de domiciliëring van een bedrijf ?

De domiciliëring of de maatschappelijke zetel van een bedrijf is het administratieve en wettelijke adres hiervan. Dit is vermeld in de statuten van het bedrijf.

De maatschappelijke zetel heeft uiteraard belangrijke juridische gevolgen, bijvoorbeeld in geval van conflict.

Het mag niet worden verward met de bedrijfszetel, dat is de plaats waar de onderneming daadwerkelijk werkzaam is: kantoren, winkels, magazijnen, enz. Een bedrijf heeft slechts één maatschappelijke zetel, maar kan verschillende bedrijfszetels hebben.

De rol van de maatschappelijke zetel is louter juridisch.

De Belgische wet staat de bestuurder toe zijn zetel te kiezen in zijn privé-woning. Indien de beheerder zijn eigendom huurt, kan hij dit slechts doen indien de voorwaarden van zijn huurcontract dit toestaan. Het komt zelden voor dat eigenaars de domiciliëring van een maatschappelijke zetel in hun eigendom aanvaarden, omdat dit het risico inhoudt dat zij worden belast op hun huurinkomsten.

Het imago van uw bedrijf verbeteren door het juiste adres voor uw bedrijf te kiezen

Heel vaak is de maatschappelijke zetel de vitrine van het bedrijf. De keuze van het juiste adres kan van cruciaal belang zijn in de gedachten van de klanten. Het kan hun perceptie van de kwaliteit van uw bedrijf aanzienlijk veranderen.

Al uw directe en indirecte contacten zullen met u communiceren via het maatschappelijke zetel van uw bedrijf. Sommige beroepen, zoals consultants, advocaten, financiële diensten, moeten hun klanten een positief en geruststellend beeld geven. Adres en locatie zijn fundamenteel.

Zo zullen bijvoorbeeld advocatenkantoren de Louizalaan kiezen om hun kantoren te vestigen. Dit is internationaal beroemd en een kwaliteitsgarantie voor de klanten.

Wat de ligging betreft, speelt Brussel een centrale rol. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is erg in trek bij Belgische en internationale ondernemers. Het strategische ligging en tweetalige status zijn onmiskenbare voordelen.

Door uw maatschappelijke zetel in één van de 19 Brusselse gemeenten te vestigen, kunt u uw taalvoorkeur kiezen: Frans of Nederlands. Dit is ideaal voor een buitenlandse ondernemer, een Franse bijvoorbeeld, die in zijn relatie met de belastingdienst zijn voorkeurstaal zal kunnen bepalen.

Behalve dit aspect, speelt Brussel een centrale en neutrale rol op het gemeenschappelijk niveau. Een Waals bedrijf, en daarentegen een Vlaams bedrijf, zal geen gemeenschappelijk label krijgen doordat het in Brussel is gevestigd.

Prestigieuze adressen aan gereduceerde kosten.

Elke ondernemer die een bedrijf start, zou kunnen verschieten van de kosten van een maatschappelijke zetel in Brussel, vooral als het strategisch gelegen is.

Dit is een veel voorkomende misvatting: veel coworking centra in de Brusselse regio bieden diensten van vestigingsadressen aan, aan zeer democratische prijzen.

Voor 75 €/maand excl. Btw kunt u genieten van een mooi adres in Brussel, van het vestigen van uw bedrijf in een heel mooie standing gebouw en een volledige infrastructuur. Dit alles zorgt ervoor dat u in staat bent om uw onderneming te ontwikkelen op het adres van de maatschappelijke zetel zonder dat u lokalen hoeft te nemen in een klassieke huurformule die veel strikter is.

Een adres goedgekeurd door de FOD Economie

Er is nog steeds een overvloed aan domiciliëringscentra, hetgeen heeft geleid tot bepaalde misbruiken in de sector en fraude begunstigde van bepaalde ondernemingen die fictieve adressen gebruiken voor hun malversaties.

De wet betreffende de voorkoming van het witwassen van geld, de financiëring van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten die op 18/09/2017 in werking is getreden, is ook van toepassing op domiciliërings- en coworkingcentra.

Om een onderneming te kunnen vestigen, moet een coworking-centrum aan specifieke criteria voldoen en een aantal regels naleven. De erkenning – die nooit definitief is – wordt verleend en de FOD Economie organiseert regelmatig controles om er voor te zorgen dat de regels en procedures die door de domiciliëcentra zijn vastgesteld, worden nageleefd. Als de erkenning wordt ingetrokken, mag het centrum geen bedrijven meer ontvangen. Ondernemers moeten dus hun maatschappelijke zetel wijzigen, met alle ongemakken die van toepassing zijn.

Wanneer een ondernemer beslist zijn bedrijf te domiciliëren in een domiciliërings- of coworkingcentrum, is het essentieel dat dit laatste over de erkenning van de FOD beschikt en aan de ondernemer het bewijs kan leveren dat de voorwaarden voor het behoud van de erkenning voldoen. 

6 fouten die u niet mag maken bij het oprichten van een bedrijf

Volgens de statistieken sluiten bijna 50% van de bedrijven na 3 jaar activiteit.

Het is dus essentieel dat u uw project goed voorbereid en uw kansen onderzoekt alvorens uw bedrijf te starten.

Om uw succes mogelijkheden te vergroten, volgt hier een lijst van 6 fouten die u moet vermijden wanneer u een bedrijf start. Let op, deze lijst is niet uitgebreid.

Fout 1: Gebrek aan projectvoorbereiding.

Het starten van een bedrijf wordt nagedacht gedurend veel maanden, waardoor u zich enkele cruciale vragen zult stellen:

– Wat zijn mijn verlangens?

– Wat zullen mijn vaardigheden zijn in het project en het te worden bedrijf ?

– Wat is het actieplan dat moet worden opgezet om het project te lanceren?

– Wat zijn mijn doelen op termijn voor het bedrijf en mijzelf? 

– Wat zijn de investeringen die bij de lancering en op middellange termijn moeten gedaan worden?

Fout 2: Uw product-/dienstaanbod niet testen

Het is niet omdat u ervan overtuigd bent dat een product of dienst zal werken, dat u het moet lanceren zonder het te testen.

Een product/dienst kan efficiënt zijn op een markt, maar niet op een ander. De proefklanten zullen doorslaggevend zijn voor de conclusies van de proeven.

Voer uw proeven vrij snel uit, zodat u geen aanbod hoeft te verfijnen die uw “toekomstige” klanten niet zal interesseren.

De testfase kan ook een marktonderzoek inhouden.

Fout 3: Alles zelf willen doen

Dit hangt natuurlijk af van het product of de dienst die u wilt lanceren. Aangezien informatie echter steeds sneller stroomt, kan een goed product/dienst zeer snel worden overgeschreven en verbeterd.

Alles zelf proberen te doen is tijdrovend en u loopt het risico verdronken te worden door concurrenten die uw project met meer menselijke en financiële middelen hebben overgenomen.

U moet dus snel tot de markt binnendringen.

U moet een onderscheid maken tussen wat u zelf kunt doen en wat u zult moeten delegeren.

Je hebt niet alle vaardigheden, je hebt niet genoeg tijd om alles te doen en de juiste beslissingen worden soms in overleg genomen.

Fout 4: Niet communiceren rond uw toekomstige product/dienst

Je kunt het beste product/dienst lanceren dat je wilt, maar als je niet communiceert, is de lancering gedoemd te mislukken.

Stel aan het begin van het project een ambitieus marketing- en communicatieplan op door de kosten voor elk communicatiekanaal nauwkeurig te berekenen.

Zichtbaarheid om de eerste klanten aan te trekken is essentieel.

Let wel dat deze zichtbaarheid op bepaalde communicatiekanalen zoals SEO (Search Engine Optimisation) maanden kan duren.

Fout 5: Zich lanceren zonder uitgebreid businessplan en doelen

In België moeten ondernemers sinds 2020 in het kader van de hervorming van het wetboek van vennootschappen een gedetailleerd ondernemingsplan indienen voor ze een bedrijf opstarten.

Een goede businessplan maakt het mogelijk de rentabiliteit van een project na te gaan.

De werkelijke cijfers zijn onvoorspelbaar, dat is zeker. Maar je kunt verschillende scenario’s vormen.

Het businessplan bestaat uit twee delen: het eerste heeft een globale en economische inzicht (businessmodel, markt, team, enz.), het tweede is gericht op het louter financiële aspect (financieringsplan, cashflowplan, investeringsplan, verwachte resultaten, enz.)

Het opstellen van dit businessplan helpt de ondernemer zijn project te structureren en beslissingen te nemen.

Fout 6: Het adres van het hoofdkantoor van uw toekomstige onderneming verwaarlozen.

De maatschappelijke zetel van uw toekomstige onderneming is niet alleen het officiële adres dat door derden (klanten, leveranciers, bezoekers en overheidsinstanties) wordt gebruikt, maar ook het imago dat u aan uw onderneming wenst te geven.

Een verstandige keuze van de maatschappelijke zetel is ook een belangrijke stap die vaak over het hoofd wordt gezien.

Veel ondernemers willen hun bedrijf niet langer in hun privéwoning huisvesten, maar kiezen voor een coworkingcentrum of een uitgerust kantoor om hun maatschappelijke zetel te vestigen.

Niet alleen verbetert dit het imago van hun bedrijf, maar naarmate hun behoeften toenemen, die theoretisch die van hun bedrijf moeten volgen, profiteren zij van een breed gamma van diensten à la carte: verhuur van vergaderzalen, kantoren, ontvangst van bezoekers, enz.

De keuze van het hoofdkantoor wordt vaak over het hoofd gezien. Het product/de dienst wordt echter over het algemeen geassocieerd met een imago en dit imago wordt weerspiegeld door het hoofdkantoor.

Wat zijn de belangrijkste stappen bij het oprichten van een vennootschap in België?

Alvorens een bedrijf of activiteit op te richten, moet elke ondernemer vier belangrijke punten overwegen:

– Zijn markt,

– Zijn motivaties en vaardigheden,

– De investeringen die moeten worden gedaan om het project te voltooien,

– De financiële middelen en andere bronnen die beschikbaar zijn….

Het zijn de antwoorden op deze vragen die al dan niet zullen leiden tot de beslissing om een onderneming op te richten.

Zodra het besluit is genomen, zal een reeks formaliteiten, vereisten en administratieve verplichtingen moeten worden vervuld, die variëren naarmate het soort activiteit en de rechtsvorm van de vennootschap.

De belangrijkste stappen bij de oprichting van een bedrijf zijn de volgende:

1.         Stel een goed Businessplan op

2.         Kies een rechtsvorm: eenmanszaak (natuurlijke persoon zonder rechtspersoonlijkheid) of         vennootschap (rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid)

3.         Open een bankrekening waarop u het verplichte en noodzakelijke bedrag stort, afhankelijk van het type vennootschap

4.         de statuten van de vennootschap opstellen, waarin het doel van de vennootschap duidelijk wordt omschreven en de maatschappelijke zetel wordt gekozen

5.         Ga naar een notaris die de oprichting van de vennootschap officieel zal maken

6.         Schrijf u in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen

7.         Zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen

8.         Zich identificeren bij de BTW en respecteer bepaalde verplichtingen terzake.

9.         In geval van aanwerving van personeel: zich aansluiten bij een sociaal secretariaat

1.Stel een goed Business plan op

Een Business plan is een document waarin de commerciële, strategische en financiële doelstellingen van het project voor de komende 3 tot 5 jaar in detail worden beschreven.

Het Business plan zal u in staat stellen de duurzaamheid van het project of de onderneming te beoordelen. Het maakt het mogelijk het project te structureren en de inkomsten en uitgaven over verschillende jaren te projecteren.

Het maakt het ook mogelijk de investeringen te kwantificeren die nodig zijn voor de ontwikkeling van de onderneming.

2. Kies een rechtsvorm: eenmanszaak (persoon zonder rechtspersoonlijkheid) of vennootschap (rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid)

Sinds 1 mei 2019 zijn er 4 vennootschapsvormen:

– BVBA – Besloten Venootschap met beperkte aansprakelijkheid : De aansprakelijkheid van de oprichters is beperkt en de inbreng van kapitaal is niet langer nodig

– Eenvoudige vennootschap: meer riskant wegens de onbeperkte aansprakelijkheid van de oprichters

– CV- Coöperatieve Vennootschap: kan alleen worden gekozen door bedrijven die de coöperatieve filosofie werkelijk toepassen.

– NV – Naamloze venootschap: het startkapitaal is vastgesteld op 61.500 euro

Elke vorm heeft zijn eigen kenmerken: deze bepalen welke vorm het meest geschikt is voor uw situatie.

3. Open een bankrekening waarop u het verplichte en noodzakkelijke bedrag stort, afhankelijk van het soort bedrijf

Elke vennootschap moet haar eigen bankrekening hebben. In geen geval kan het de rekening van de directeur of de aandeelhouder zijn.

Afhankelijk van de gekozen vennootschapsvorm kan het nodig zijn het nodige kapitaal over te maken alvorens naar de notaris te gaan om ervoor te zorgen dat de middelen daadwerkelijk aanwezig zijn.

Voor de oprichting van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid bijvoorbeeld moet vóór de oprichting 61 500 € op de bankrekening worden gestort voorafgaand de grondwet.

4. De statuten van de vennootschap opstellen, waarin het doel van de vennootschap duidelijk wordt omschreven en de zetel wordt gekozen

Er zijn standaard statuten, maar u zult het doel van de vennootschap moeten specificeren en de maatschappelijke zetel van de vennootschap moeten bepalen.

Maatschappelijk doel: dit is de beschrijving van de activiteiten van de onderneming

Maatschappelijke zetel: dit is de administratieve en fiscale zetel van de vennootschap. De keuze van de zetel is van cruciaal belang. Zij zal de plaats van belastingheffing en het taalstelsel van de vennootschap bepalen.

Veel ondernemers besluiten de maatschappelijke zetel van hun bedrijf te vestigen in een bedrijven- of coworkingcentrum.

Door de zetel van de vennootschap niet in een privé-woning te vestigen, is het mogelijk privé- en beroepsvermogen te scheiden. Derden zullen ook alleen het adres van de zetel kunnen zien zoals dat in de statuten is gepubliceerd.

5. Ga naar een notaris die de oprichting van de vennootschap officieel zal maken

Het is de notaris die de oprichting van de vennootschap officieel maakt. Dit is noodzakelijk om het leven te geven.

6.Schrijf je in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen

De Kruispuntbank van Ondernemingen is gewoon een elektronische gegevensbank waarin alle in België geregistreerde ondernemingen zijn opgenomen.

Door de naam of het nummer van een vennootschap in te tikken, kunt u de maatschappelijke zetel van de vennootschap vinden en de namen van de bestuurders raadplegen.

7. Zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen

Het betalen van sociale premies biedt bescherming in geval van ongeval, ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Dit lidmaatschap is echter niet facultatief: het is verplicht voor elke zelfstandige.

Deze bijdrage stelt u ook in staat om op termijn van een pensioen te genieten.

8. Zich identificeren bij de BTW en respecteer bepaalde verplichtingen terzake.

U moet uw btw-identificatie online aanvragen

De btw is een indirecte heffing – een belasting – die u kunt terugvorderen op aangekochte producten/diensten en die u verplicht betaalt op gefactureerde producten/diensten.

BTW-plichtig zijn betekent dat u elke maand of elk kwartaal de BTW op uw verkochte en aangekochte diensten/producten moet aangeven. Het saldo zal worden overgedragen of uitbetaald naargelang het schaal.

  • In geval van aanwerving van personeel: zich aansluiten bij een sociaal secretariaat

De berekening van het nettoloon en de bedragen van de socialezekerheidsbijdragen die moeten worden betaald bij de aanwerving van personeel is in België een zeer ingewikkelde zaak.

Een sociaal secretariaat zorgt voor de administratie van alle salarissen en het beheer van de arbeidsovereenkomsten. U geeft maandelijks de gepresteerde uren en dagen van uw werknemers/werkneemsters op en het sociaal secretariaat zorgt voor alle berekeningen van de bedrijfsvoorheffing en de sociale bijdragen. Het geeft u ook het bedrag van het nettoloon dat betaald moet worden.